W związku z pojawiającymi się wątpliwościami dotyczącymi obowiązujących przepisów ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, Izba Skarbowa w Białymstoku wyjaśnia.

Od 1 września 2011 r., zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy, identyfikatorem podatkowym jest:

-     numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,

-     NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyj­nemu, o którym mowa w art. 2 ustawy o NIP, tj. w przypadku:

• osób fizycznych objętych rejestrem PESEL prowadzących działalność gospodarczą
• osób fizycznych objętych rejestrem PESEL będących podatnikami podatku od towa­rów i usług,
• osób fizycznych nieobjętych rejestrem PESEL, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami,
• osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami,
• płatników podatków,
• płatników składek na ubezpieczenia społeczne,
• płatników składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Zgodnie z art. 11. ust 1 ustawy podatnicy są obowiązani podawać właściwy identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne. Tym samym, jeżeli osoba fizyczna objęta rejestrem PESEL spełnia którykolwiek z następujących warunków:

1. prowadzi działalność gospodarczą
2. jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (lub podlega zarejestrowaniu jako podatnik tego podatku),
3. jest płatnikiem podatków,
4. jest płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne,
5. jest płatnikiem składek na ubezpieczenie zdrowotne,

to w kontaktach z organami podatkowymi (w składanych dokumentach) jako identyfikator podatkowy powinna podawać NIP. Natomiast, jeżeli żadnego z wyżej wymienionych warunków (lit. a-e) nie spełnia, to jako identy­fikator podatkowy powinna podać swój numer PESEL.

Zgodnie z art. 11 ust. 3 ustawy płatnicy oraz inkasenci podatków i niepodatkowych należ­ności budżetowych są obowiązani żądać od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowch należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne. Przy czym, zgodnie z art. 11 ust. 2 pkt 6 ustawy, w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy

1. mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy na żądanie płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

Z powyższych przepisów wynika, iż podatnicy powinni poinformować płatnika podatku (pracodawcę) o swoim identyfikatorze podatkowym, natomiast płatnik podatku w informacji PIT-11 powinien wykazać wskazany przez podatnika identyfikator podatkowy.

Wzór informacji PIT-11 obowiązujący od 1 stycznia 2012 r. w rozliczeniu 2011 r. został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 252, poz. 1514). Dlatego też składane od 1 stycznia

1. 2012 r. informacje PIT-11, powinny być złożone na obowiązującym wzorze, określonym ww. rozporządzeniem. Zasada ta ma zastosowanie również do innych formularzy określonych tym rozporządzeniem, które stosuje się do przychodów, dochodów (strat) uzyskanych (poniesio­nych) od dnia 1 stycznia 2011 r. Natomiast uznaje się za prawidłowe zastosowanie wzorów for­mularzy obowiązujących przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia, jeżeli takie oświad­czenia, deklaracje i informacje podatkowe o przychodach, dochodach (stratach) zostały złożone przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia.

We wzorze informacji PIT-11 za rok 2011 przewidziano pojedyncze pole na podanie identyfikatora podatkowego (NIP albo numer PESEL), bowiem w art. 67 ustawy z dnia 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 171, poz. 1016) ustawodawca zdecydował, że z dniem 1 stycznia 2012 r. znosi się numer identyfikacji podatkowej nadany osobom fizycznym objętym rejestrem PESEL, nieprowadzącym działalności gospodarczej lub niebędącym zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług. Od tego dnia jedynym identyfikatorem podatkowym ww. osób jest numer PESEL.

Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765, z późn. zm.) nie przewiduje żadnych sankcji karnych za złożenie przez płatnika informacji na niewłaściwym (nieaktualnym) druku, ani za podanie przez płatnika identyfikatora podatkowego podatnika, który jest niezgodny ze stanem rzeczywistym (tj. numeru PESEL zamiast NIP lub NIP zamiast numeru PESEL).

Mając na względzie:

-     powyższe regulacje prawne,

-     praktyczne i racjonalne względy, w tym brak skutecznej możliwości weryfikacji przez płat­nika aktualności identyfikatora podatkowego osoby, której płatnik ma obowiązek wystawić PIT-11,

należy przyjąć, że płatnik może żądać podania identyfikatora podatkowego, ale nie może badać statusu podatkowo-płatniczego pracowników (warunki spełniania tego statusu mogą mieć jedynie charakter pomocniczo-informacyjny dla pracownika). Podany przez pracownika jego numer PESEL, płatnik może podać jako identyfikator podatkowy pracownika w PIT-11. Jeżeli płatnik nie zna numeru PESEL pracownika, to może wskazać jego NIP – zgodnie z informacją przekazaną mu przez podatnika (w 2011 roku lub wcześniej) albo zwrócić się do podatnika z żądaniem podania identyfikatora (numer PESEL, a gdy brak – NIP).